ASAHI Accounting Robot Research Institute

AI2ブログ、前回は、Formsからお申込みをいただくところまでをご紹介しました。
（前回までのAI2ブログ、～Formsからの自動メール送信編③～を参照）

Formsで申し込みの回答を受けても、その後の申込受付メールなどは送信されません。
ここで活用するのが、Power Automate！

使用するためには、Power Automateのライセンスが必要です。
https://flow.microsoft.com/ja-jp/pricing/

ロボ研で利用してきた「WinAutomateion」は、Microsoft製品の「Power Automate Per-user plan with attended RPA（アテンド型 RPA のユーザーごとのプラン）」へ移行されましたので、
AI2も「Power Automate Per-user plan with attended RPA」のライセンスを割り当ててもらっています！やっと活用の時です！

４．申込者へ受付メールを返信

＜イメージ＞
1⃣申込フォームを作成（Forms）→2⃣申込者へフォームURLを共有→3⃣申込→4⃣申込者へ受付メールを返信（Power Automate）→5⃣申込内容を社内共有（メール・Teams・Chatwork）

➤Power Automateを立ち上げ
　まずは、Power Automateを開く。　

➤新しいフローを準備

　テンプレートを使用しない場合は、「作成」→「自動化したクラウドフロー」を選択。

➤名前を付けてフローを作成

　フロー名に任意のフロー名称を入力。

　トリガーはFormsなのでここでは、「新しい応答が送信されるとき　Microsoft Forms」を選択します。

➤新しい応答が送信されるとき
　どのフォームの回答をトリガーにするか選択。

　「フォームID」を入力します。
　「ν」をクリックすると自身で保有しているフォームが選択できます。
　ここでは「申込フォーム　テスト」を選択します。

➤応答の詳細を取得する
　「＋新しいステップ」でアクションを追加。
　「新しい応答が送信されるとき」のあとは、必ず「応答の詳細を取得する」アクションを選択します。
　

➤応答の詳細を取得する

　「フォームID」「応答ID」を選択。　

　フォームID：プルダウンでトリガーとなるフォームを選択します。
　応答ID：カーソルを当てると動的なコンテンツが選択できるので、「応答ID」を選択します。

➤メール通知を送信する（V3）

　「メール通知を送信する（V3）アクションを追加。　

➤メール通知を送信する（V3）

　「宛先」「件名」「本文」を入力。
　カーソルを当てると、動的なコンテンツとしてFormsで取得した項目の情報が選択できます。
　必要な情報は動的なコンテンツから追加し、その他の本文などを作成していきます。

　右下の「詳細オプションを表示する」をクリックすると、CCやBCCなどを設定することも可能です。

　送信内容が不安なときは、自身のアドレスをCCかBCCに設定しておくことをお勧めします。

➤保存

　「保存ボタン」でフローを保存。

➤確認

　①設定したFormsに回答して、フローが正常に動くかどうか確認します。
　　自身のメールアドレスを入力して確認。

　　メールが届けば成功です！

　②Power Automateのマイフローから作成したフローが確認できます。

　　フローの名称ををクリックするとフローが開き、実行履歴が確認できます。

　

成功です！

ここまで、Formsの回答をきっかけに、Power Automateを使った自動返信フローをご紹介しました。

回答するFormsの内容によっては、Power Automateのフローに分岐を設けて返信するメールの内容を変えたり、
回答数に上限を設定して申込数を限定するなど、より複雑なフローの作成も可能です。

ぜひお試しください。
次回は申込内容の社内共有編をお届けいたします。