事務担当AI2がMicrosoft Power Automate(自動化ツール)を使ってみた~Formsからの自動メール送信編④~


AI2ブログ、前回は、Formsからお申込みをいただくところまでをご紹介しました。
(前回までのAI2ブログ、~Formsからの自動メール送信編③~を参照)


Formsで申し込みの回答を受けても、その後の申込受付メールなどは送信されません。
ここで活用するのが、Power Automate!

使用するためには、Power Automateのライセンスが必要です。
https://flow.microsoft.com/ja-jp/pricing/


ロボ研で利用してきた「WinAutomateion」は、Microsoft製品の「Power Automate Per-user plan with attended RPA(アテンド型 RPA のユーザーごとのプラン)」へ移行されましたので、
AI2も「Power Automate Per-user plan with attended RPA」のライセンスを割り当ててもらっています!やっと活用の時です!



4.申込者へ受付メールを返信

<イメージ>
1⃣申込フォームを作成(Forms)→2⃣申込者へフォームURLを共有→3⃣申込→4⃣申込者へ受付メールを返信(Power Automate)→5⃣申込内容を社内共有(メール・Teams・Chatwork)


Power Automateを立ち上げ
 まずは、Power Automateを開く。 


新しいフローを準備

 テンプレートを使用しない場合は、「作成」→「自動化したクラウドフロー」を選択。


名前を付けてフローを作成

 フロー名に任意のフロー名称を入力。

 トリガーはFormsなのでここでは、「新しい応答が送信されるとき Microsoft Forms」を選択します。


新しい応答が送信されるとき
 どのフォームの回答をトリガーにするか選択。

 「フォームID」を入力します。
 「ν」をクリックすると自身で保有しているフォームが選択できます。
 ここでは「申込フォーム テスト」を選択します。

応答の詳細を取得する
 「+新しいステップ」でアクションを追加。
 「新しい応答が送信されるとき」のあとは、必ず「応答の詳細を取得する」アクションを選択します。
 

応答の詳細を取得する

 「フォームID」「応答ID」を選択。 

 フォームID:プルダウンでトリガーとなるフォームを選択します。
 応答ID:カーソルを当てると動的なコンテンツが選択できるので、「応答ID」を選択します。


メール通知を送信する(V3)

 「メール通知を送信する(V3)アクションを追加。 


メール通知を送信する(V3)

 「宛先」「件名」「本文」を入力。
 カーソルを当てると、動的なコンテンツとしてFormsで取得した項目の情報が選択できます。
 必要な情報は動的なコンテンツから追加し、その他の本文などを作成していきます。

 右下の「詳細オプションを表示する」をクリックすると、CCやBCCなどを設定することも可能です。

 送信内容が不安なときは、自身のアドレスをCCかBCCに設定しておくことをお勧めします。


保存

 「保存ボタン」でフローを保存。

確認

 ①設定したFormsに回答して、フローが正常に動くかどうか確認します。
  自身のメールアドレスを入力して確認。

  メールが届けば成功です!



 ②Power Automateのマイフローから作成したフローが確認できます。

  フローの名称ををクリックするとフローが開き、実行履歴が確認できます。

 

成功です!

ここまで、Formsの回答をきっかけに、Power Automateを使った自動返信フローをご紹介しました。

回答するFormsの内容によっては、Power Automateのフローに分岐を設けて返信するメールの内容を変えたり、
回答数に上限を設定して申込数を限定するなど、より複雑なフローの作成も可能です。

ぜひお試しください。
次回は申込内容の社内共有編をお届けいたします。




 
ロボ研では、Microsoftパートナーとして、Power Automate (WinAutomationを利用したフローの開発支援や、
Power Automate、Power Platformを活用した自動化・効率化支援、Power Automateを含むPower Automate Desktop(RPA)の勉強会の開催を行っております。


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ぜひご相談ください。

 

 

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