事務担当AI2がMicrosoft Power Automate(自動化ツール)を使ってみた~Formsからの自動メール送信編⑤~


AI2ブログ、前回は、Formsからお申込みがあった場合にメールで自動返信を行うところまでをご紹介しました。
(前回までのAI2ブログ、~Formsからの自動メール送信編④~を参照)


前回までで、申込フォームからの申込に対して、自動で受付メールを送ることができるようになった。

今回は、申し込みがあったことを社内で共有するための方法を、3つご紹介していきたい。




5.申込内容を社内共有

<イメージ>
1⃣申込フォームを作成(Forms)→2⃣申込者へフォームURLを共有→3⃣申込→4⃣申込者へ受付メールを返信(Power Automate)→5⃣申込内容を社内共有(メール・Teams・Chatwork)



①メール


前回も軽く触れたが、Power Automateで作成したフローの「メール通知を送信する(V3)」のアクションには、CCやBCCを追加することもできる。

社内で、申込情報を知らせたい人のメールアドレスをCCやBCCに追加することで、申し込みがあった時点で申込者と同時にメールを受け取ることで確認することが可能です。





②Teams


社内でTeamsを利用している場合は、指定のチャネルにメッセージを通知することも可能。

前回までPower Automateで作成したフローに新しいステップを追加し、Teamsの「メッセージを投稿する(V3)」を追加することで簡単に通知することができます。




③Chatwork

ロボ研でも活用しているChatworkにも通知を行うことができます。

ただ、Teamsは「コネクタ」が標準で準備されているが、Chatworkは「コネクタ」が準備されていません。

標準でついていない「コネクタ」については、独自に「カスタムコネクタ」を作成することができるようです。

1-PAYがブログでChatworkのカスタムコネクタについて触れていますので、ぜひそちらをチェックしてみてください。

「Power AutomateでChatworkのカスタムコネクタを作ってみた」


Chatworkでの通知もTeamsと同様に、Power Automateのフローに新しいステップを追加し、
Chatworkの「メッセージ送信」(ここはコネクタを作成した際に命名)を追加することで簡単に通知することができる。




以上、Formsからのお申込みから自動返信、通知設定を見てきました。




まだまだ分からないことばかりで、試行錯誤の日々ですがMicrosoft製品を活用して
業務を楽にする仕組みを作っていければと思っています!!


長々とお付き合いいただきありがとうございました。





 
ロボ研では、Microsoftパートナーとして、Power Automate (WinAutomationを利用したフローの開発支援や、
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