事務担当AI2がMicrosoft Power Automate(自動化ツール)を使ってみた~Formsからの自動メール送信編②~


AI2ブログ、前回は愚痴のようになってしまったセミナーの申込フロー。
(詳細はAI2ブログ~Formsからの自動メール送信編①~を参照)


セミナーを開催した際の申込フローは、現在、Microsoftのツールを使い、
申込フォームの作成をMicrosoft「Forms」、申込者への自動返信や社内での共有は「Power Automate」で行っている。



<イメージ>
1⃣申込フォームを作成(Forms)→2⃣申込者へフォームURLを共有→3⃣申込→4⃣申込者へ受付メールを返信(Power Automate)→3⃣申込内容を社内共有(Forms・Power Automate・Teams)



このフローによって、受付連絡、社内共有が一度にでき、申込の都度データを転記する手間や連絡もれなどのミスも撲滅、大変ありがたい!!


早速、1⃣申込フォームを作成(Forms)から。

Formsは、ロボ研でも社内の開発依頼フォーム、対外的なセミナー申込やサービス申込、アンケート集計などに利用している。
簡単に作成でき、データの集約化、社内での情報共有化がしやすいため活用頻度は高い。


➤まずはFormsを開く。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 365フォーム-1024x490.png


➤+新しいフォーム から新規フォームを作成。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 新しいフォーム.png


➤フォームの名前を変更、質問項目を追加していく。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 無題のフォーム-1024x757.png


➤選択肢かテキストなど、回答項目を作成していく

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 選択肢.png


➤必須項目を設定することもできる。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 追加.png



➤こんな形で必要な入力項目を設定し、フォームを作成。

この画像には alt 属性が指定されていません



➤右上のプレビューボタンを押すと実際に入力する画面が確認でき、そのまま入力してテストすることも可能。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: プレビュー入力.png



➤送信されるとこんな画面に。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 終わり.png



➤フォームに入力した結果は、応答というタブから確認できる。
右下の「エクセルで開く」を押すと、Excelにまとまった状態で結果を取得することができる!

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: Forms2.png


➤Excelはこんな感じで、1回答1行にまとめられる。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 結果Excel-1024x86.png


基本的なFormsの使い方のご紹介をしたが、今日はここまで。
※Formsの仕様は、掲載時点のものです。変更になる場合もありますので、ご了承ください。

次回は使ってみて困った点や、その後のフローのご紹介をしてきます!




株式会社 ASAHI Accounting Robot 研究所

ロボットはロボットの得意な業務をヒトはヒトにしかできない業務を。 」


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